RGPD : comment mettre son site en conformité ?

Vous avez sûrement déjà vécu cette scène sur le web, où vous visitez un site et les fameux cookies apparaissent. Le site que vous consultez demande votre consentement pour collecter et traiter vos données personnelles. Vous vous rendez compte que la protection des données est garantie. Puis, en un clic, vous donnez votre accord. Ce sont des mesures de sécurité nécessaires prévues par le RGPD.

La protection de la vie privée et des données à caractère personnel sur internet constitue désormais un impératif. Depuis l’entrée en vigueur du nouveau règlement européen sur la protection des données, la mise en conformité RGPD s’impose. Toutes les entreprises qui collectent et conservent des données personnelles sur les citoyens de l’Union européenne sont responsabilisées. Ce dispositif légal exige des mesures de sécurité appropriées pour la collecte des informations personnelles. Il crée un cadre légal pour le traitement de données. Pourquoi votre site doit-il s’adapter au règlement général sur la protection des données ?  

Être conforme RGPD peut optimiser l’e-réputation de votre marque, renforcer votre positionnement sur le marché et améliorer votre stratégie de marketing. Mais le non-respect de ce nouveau règlement vous expose à plusieurs risques tels que des sanctions financières. Cela peut aussi baisser le trafic de votre site web.

Aimeriez-vous bénéficier des données de vos abonnés sans enfreindre aux principes établis par cette législation européenne ? Si oui, alors découvrez, à travers ce contenu, comment mettre un site en conformité avec ce nouveau règlement.

Qu’est-ce que la loi RGPD ? L’essentiel à garder à l’esprit

Le RGPD est une abréviation du « règlement général sur la protection des données » et concerne le traitement des données à caractère personnel. Cette loi met en avant le respect de la vie privée et une plus grande responsabilisation des acteurs et des sous-traitants (les prestataires de services informatiques). Elle concerne les données des ressortissants européens et s’adresse notamment aux entreprises et institutions privées et publiques qui collectent et conservent les données personnelles sur internet.

En effet, le GDPR s’applique à toute la zone européenne. Si votre entreprise opère sur ce territoire ou si vous collectez et traitez les données de citoyens européens, vous devez être en conformité avec ce nouveau règlement.

Aujourd’hui, avec le nouveau règlement, le niveau de protection évolue. On observe le renforcement des droits des ressortissants européens. Cette loi défend notamment ces six droits fondamentaux :

• Le droit d’information : stipule que chaque citoyen doit être informé du traitement dont ses informations personnelles font l’objet, peu importe le cas et la situation.
• Le droit d’accès : autorise chacun à exercer son droit d’accès sur les données collectées sur lui. Il donne le pouvoir à l’utilisateur d’interdire, dans certains cas, l’exploitation des données.
• Le droit de rectification : avec ce droit, l’utilisateur peut faire une demande de rectification des données collectées sur sa personne.
• Le droit d’opposition : permet à chacun de s’opposer au traitement en cas de prospection commerciale ou d’autres motifs légitimes.
• Le droit à l’effacement : (le droit à l’oubli) à travers celui-ci, le RGPD donne à chacun le pouvoir de demander la suppression de ses données.
• Le droit à la portabilité des données : autorise chaque citoyen à demander le transfert des données dans un format intelligible par une machine.

Quelles sont les étapes clés pour se conformer à cette loi ?

La démarche de mise en conformité avec le nouveau règlement européen se déroule en plusieurs phases essentielles. Découvrez les 7 étapes importantes à suivre pour s’adapter :

• Nominer un data protection officier (DPO) délégué à la protection des données en français

Qu’il soit à l’interne ou l’externe, ce dernier pilote la mise en conformité RGPD. Il cartographie les traitements, priorise les actions à mener et gère les risques. Ce référent se charge également de l’organisation des procédures internes et de la documentation de conformité au RGPD.

• Rassembler les documents existants sur le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)

Le site de la CNIL regroupe les formalités préalables à effectuer pour s’adapter au GDPR. Il vous suffit de consulter son site pour comprendre les actions à mettre en place au sein de votre organisation. Par ailleurs, vous pouvez accéder aux fichiers des déclarations réalisées auprès de cette commission. Vous trouvez de ce fait une première ébauche des activités menées par votre compagnie. Quels sont les documents à collecter dans ce cas ? Vous devez récupérer entre autres :

• La politique de confidentialité ;
• Les CGV ;
• Le CGU ;
• Les mentions légales, etc.

Après cette phase, représentez l’organigramme de votre société pour retracer, à travers une liste, les services ou départements disponibles et les interactions qui existent entre eux.

• Créer un registre des traitements sur la base des documents recueillis auprès de la CNIL

Le GDPR exige un document de traitement des données. Celui-ci servira à recenser l’intégralité de vos fichiers. Ce registre permet d’avoir une vision globale sur tous les traitements de données réalisés par une entité. À ce niveau du processus d’adaptation au nouveau règlement européen, il convient de lister les activités qui obligent votre organisation à collecter les données. À ce stade de la démarche de conformité au RGPD, vous pouvez tenir compte de plusieurs activités. Pour faire simple, dans le registre, listez chaque activité et précisez le but pour lequel vous collectez les informations personnelles. Donnez une idée claire des personnes qui pourront accéder à la data. Et surtout, renseignez des durées de conservation des données collectées.

• Analyser les traitements de l’entreprise

Réalisez deux audits à cette étape de la démarche de conformité. Faites en premier l’étude de licéité. À travers cette analyse, vous déterminez si les finalités sont conformes aux principes établis par le GDPR. En effet, pour la protection des données, le nouveau règlement européen se base sur les principes suivants :

• Légalité, équité et transparence.
• Limitation de l’objet.
• Minimisation des données.
• Précision.
• Limitation du stockage.
• Intégrité et confidentialité.
• Responsabilité.

Le second audit sert à analyser la gestion des droits des personnes concernées. Il s’intéresse aussi de celle des sous-traitants. Concrètement, il s’agit de l’analyse d’impact et la sécurité du système d’information.  

• Procéder à la correction des écarts de conformité

 Il faut trier les données collectées à cette étape de mise en conformité. En effet, le principe de minimisation du RGPD l’exige. Les informations personnelles doivent être adéquates, pertinentes et restreintes par rapport aux finalités pour lesquelles elles se traitent. Débarrassez-vous donc des données superflues, et conservez l’essentiel pour vous prémunir des sanctions de la CNIL. Quelles actions menées ? Mettez en place un registre des activités de traitements puis effectuez une mise à jour de ce dernier. Créez et disposez des mentions d’informations obligatoires sur les formulaires. Rafraîchissez les mesures de sécurité et conscientisez le personnel sur les enjeux de la protection des données.

• Établir une procédure de gestion

Élaborez des procédures indispensables pour se conformer au nouveau règlement européen. Celles-ci concernent : la gestion des exercices de droits, la protection des données, les mesures en cas de violation de données personnelles. Elles regroupent également les dispositions à prendre en cas de traitement de l’information des personnes, la gestion des analyses d’impact, l’attitude à tenir en cas de contrôle CNIL et la procédure qui concerne le choix des sous-traitants. Le processus d’adaptation au nouveau règlement européen nécessite surtout des audits réguliers sur les procédures obligatoires, veillez à cela. Enfin, actualisez les procédures.

• Passer l’information sur votre site

De façon explicite, parlez à l’internaute au sujet de la collecte de données. Informez-le par rapport à son droit d’accès aux données. Il peut refuser ou accepter de fournir ses informations personnelles.

Les erreurs à éviter à tout prix sur votre site web

La conformité avec la législation portant sur la politique de protection des données présente certains pièges. Vous vous en doutez. Tout le monde serait en règle s’il suffisait d’installer des cookies sur un site. Quelles sont alors les erreurs à éviter lors de la mise en conformité RGPD ?

• Avoir une documentation GDPR non actualisée
• Non-conformité du bandeau cookie à la typologie d’utilisateur
• Mauvais paramétrage de votre bandeau cookie
• Négliger les outils de suivi des utilisateurs
• Omission de l’accessibilité
• Négliger la liste des cookies disponibles sur vos sites
• Oublier de mettre en ligne votre documentation RGPD

Être conforme RGPD : quels avantages pour votre entreprise ?

Tout d’abord, la conformité avec le nouveau règlement européen vous permet d’adopter des mesures de sécurité appropriées. Cette législation oblige toutes les entreprises à prendre des mesures techniques et organisationnelles pour garantie la protection des données personnelles.

Ensuite, il s’agit d’un vecteur de confiance et de transparence entre les consommateurs et votre société. Grâce au RGPD, votre marque peut créer une relation de confiance avec ses clients. Comment ? Avec ce nouveau règlement, vous pouvez prouver aux utilisateurs que leurs données personnelles et leurs droits sont garantis. Il vous sera donc plus facile de fidéliser vos consommateurs et d’attirer de nouveaux clients.

L’application de la nouvelle législation européenne améliore votre stratégie marketing. Elle vous met en relation avec des prospects qualifiés. En effet, si vous utilisez l’emailing pour vos activités en ligne, vous disposerez des contacts des personnes qui ont donné leur consentement.

Quelles sont les conséquences d’une non-conformité ?

Lorsqu’on parle des risques relatifs à la non-conformité au nouveau règlement européen, on pense directement aux sanctions financières. Qu’en est-il du référencement naturel de votre vitrine web ? Cela affecte-t-il votre positionnement de la SERP ? Le RGPD peut avoir un impact sur le SEO de votre site internet. De nombreux sites constatent que leur trafic baisse lorsqu’ils consultent leurs statistiques sur Google Search Console.  Il est parfois plus rassurant de passer par une agence SEO pour gérer cette partie technique.

Surpris par ce fait, les consultants SEO analysent les incidences directes relatives au nouveau règlement. Il se trouve que le non-consentement de l’utilisateur en est pour quelque chose. Quand l’internaute ne donne pas son accord pour la collecte de ses informations personnelles, cela empêche l’activation du tag analytique et donc les données ne sont pas conservées.

Toutefois, il convient de retenir que la nouvelle règlementation européenne n’affecte pas le référencement naturel de façon considérable. Pourquoi ? Les algorithmes Google ne se focalisent pas sur la mise en conformité RGPD d’un site. Elle n’entre pas en ligne de compte pour le classement dans les moteurs de recherche. Google se base plutôt sur la qualité des contenus, l’expérience d’utilisateur, le temps de chargement de votre site. Il priorise le netlinking, le maillage interne et externe, votre e-réputation et bien d’autres facteurs clés.